تحتاج كل شركة إلى إنشاء قاعدة بيانات خاصة بالمتعاملين الحاليين والمحتملين، ولا تختلف شركات الوساطة العقارية عن ذلك، إذ تساعد قواعد البيانات على إنشاء أعمال جديدة، واستخلاص عصارة الأعمال المتكررة والإحالات من متعامليك القدامى؛ مما قد يؤدي إلى زيادة المبيعات والأرباح لوكالتك العقارية.
ما هي قاعدة البيانات العقارية؟
بصفتك وكيلاً عقارياً، تتكون قاعدة بياناتك ببساطة من القائمة الآتية:
- المتعاملون الذين عملوا معك في الماضي، و
- المتعاملون المحتملون الذين قد يعملون معك في المستقبل.
يمكن لأي متعامل محتمل أن ينتقل إلى قاعدة بيانات المتعاملين العقاريين الخاصة بك، ولكن المتعاملين المحتملين الأكثر قيمة هم الذين يتواصلون معك بانتظام، ويستجيبون لتواصلك معهم، وهؤلاء هم أهم المتعاملين المحتملين الذين تحتاج إلى الاعتناء بهم من خلال بناء العلاقات.
يمكن أن تكون قاعدة بيانات العقارات عبارة عن جدول بيانات بسيط، مثل: إكسل من مايكروسوفت، أو آبل نمبرز (Apple Numbers)، أو جوجل شيتس (Google Sheets)، أو غيرها.
قد ترغب الوكالات التي لديها قاعدة متعاملين أكبر وأكثر تعقيداً في استخدام منصة برمجيات "إدارة علاقات المتعاملين" (CRM)، وهي نوع من قواعد البيانات البرمجية المصممة خصيصاً (كما يوحي الاسم) لإدارة علاقات المتعاملين، بما في ذلك الاعتناء بالمتعاملين المحتملين، ومتابعتهم، وتتبع معاملاتهم.
لماذا نحتاج إلى بناء قاعدة بينات عقارية؟
يمكن أن تساعدك قواعد بيانات المتعاملين العقارية على تحقيق العديد من النتائج المدرة للإيرادات لشركة الوساطة الخاصة بك، وتتضمن هذه النتائج:
- تحديد فرص جديدة للمبيعات والإحالات من المتعاملين السابقين والمحتملين.
- بناء قاعدة متعاملين مخلصين أوفياء من خلال بناء علاقات متينة معهم، بحيث يفكر هؤلاء المتعاملون المحتملون فيك أولاً لتلبية احتياجاتهم العقارية.
- الحصول على عائد على الاستثمار أفضل من الذي يتم الحصول عليه من عمليات التسويق؛ لأن قاعدة بيانات المتعاملين الجيدة تمنعك من خسارة المتعاملين المحتملين الذين أنفقت أموالاً كثيرة للحصول عليهم.
ما هي البيانات التي يجب أن تكون موجودة في قاعدة البيانات العقارية؟*
بالإضافة إلى التفاصيل الأساسية للمتعاملين المتوقعين، والمتعاملين الحقيقيين، والمتعاملين المحتملين، مثل: الاسم، ورقم الهاتف، والبريد الإلكتروني، ومعلومات الاتصال الأخرى، وغيرها، يمكن أن تحتوي قاعدة البيانات على أية معلومات أخرى قد تساعدك على بناء علاقة مع المتعاملين المحتملين الموجودين في قاعدة البيانات الخاصة بك. تذكر، دون تكوين علاقة مع المتعاملين المحتملين، ستكون البيانات الموجودة في قاعدة البيانات الخاصة بك عديمة الفائدة؛ فالعلاقات تحول المتعاملين المتوقعين إلى مبيعات.
تتضمن البيانات الخاصة بالمتعامل والتي يمكن أن تساعدك على بناء العلاقة معه، وتحديد الفرص للقيام بالأعمال التجارية:
- العمر.
- العائلة.
- الهوايات.
- القيم.
- أهم الأحداث أو الإنجازات الحياتية (ولادة طفل، زواج، مشروع تجاري جديد، وغيرها).
- القطاعات أو فئات الأصول ذات الأهمية.
- الميزانية.
- صافي القيمة والحصول على الائتمان.
- إجراء المعاملات بأسرع وقت ممكن.
- الطريقة المفضلة للاتصال.
كيف يمكنني تنظيم قاعدة البيانات العقارية الخاصة بي؟
إن الأولوية التنظيمية المهمة لقاعدة بيانات العقارات الخاصة بك هي وضع علامة مميزة على المتعاملين المحتملين الخاصين بك، أي تحديد صفاتهم، وهكذا يمكنك تصنيفهم بسهولة حسب الديموغرافية. فعلى سبيل المثال، بنقرة زر واحدة، ستكون فقط قادراً على رؤية المتعاملين المحتملين الذين سبق لهم التعامل معك، أو المتعاملين المحتملين الذين ما زلت تعتني بهم بهدف إتمام صفقة البيع الأولى معهم.
ومن الخصائص الأخرى التي يمكن من خلالها تقسيم قائمتك:
- المناطق المعنية والميزانية: إذا تم التوصل إلى صفقة، عليك أن تكون قادراً على الوصول بسرعة إلى كل متعامل محتمل أبدى اهتماماً بهذا النوع من الصفقات، والذي أصبح مؤهلاً للحصول عليها حتى تتمكن من البوح بتفاصيلها له.
- درجة المتعاملين المحتملين: هنا أنت تريد أن تكون قادراً على تمييز المتعاملين المحتملين الذين يرغبون في الشراء بسرعة خلال الأسابيع أو الأشهر القليلة القادمة عن المتعاملين المتوقعين الآخرين الذين قد يكونون غير مهتمين في إجراء المعاملات في الوقت القريب، لذا، يتطلب تصنيف المتعاملين المحتملين إلى درجات (الساخنة، والدافئة، والباردة، وغيرها) تطبيق طرق مختلفة مع كل منها.
كم مرة يجب علي أن أتواصل مع المتعاملين المحتملين؟
يعتمد عدد المرات التي تتواصل فيها مع المتعاملين المحتملين على "الدرجة" المذكورة آنفاً، ساخنة، أو دافئة، أو باردة، وفيما يأتي بعض القواعد لتحديد المتعاملين بناءً على الدرجة:
درجة المتعاملين الدافئة:
- درجة المتعاملين الساخنة: يريد هؤلاء المتعاملون إجراء المعاملات في غضون 60 يوماً أو أقل، لذا، اتصل بهم 3 مرات في الأسبوع.
- درجة المتعاملية الدافئة: يريد هؤلاء المتعاملون إجراء المعاملات بين 60-120 يوماً أو أقل، لذا، اتصل بهم مرة واحدة في الأسبوع.
- درجة المتعاملين الباردة: يريد هؤلاء المتعاملون إجراء المعاملات بين 4-6 شهور أو أكثر، لذا، اتصل بهم مرة واحدة كل أسبوعين. اطلب إحالات من متعامليك السابقين، وكن على دراية بالوقت الذي قد يكونون موجودين فيه في السوق مرة أخرى؛ حتى تتمكن من رفع درجة المتعامل المحتمل في قاعدة البيانات الخاصة بك.
كيف يمكنني بناء علاقات مع النخبة من المتعاملين المحتملين الخاصين بي؟
يعد التواصل مع المتعاملين المحتملين بإرسال رسالة عامة لهم أفضل من عدم التواصل معهم نهائياً، ولكنك ستحقق المزيد من المبيعات من قاعدة البيانات الخاصة بك إذا قمت ببناء علاقات مع المتعاملين المحتملين، فأنت تريد منهم أن يعرفوك، ويحبوك، ويثقوا بك، لا أن يعرفوك فقط.
أي نوع من التواصل الذي يبني الثقة والارتباطات الإيجابية مع المتعاملين المحتملين؟
تشمل الأمثلة على الآتي:
تقديم تحديثات عن السوق المستهدفة: لا تكتفي بالبوح بالبيانات العامة فقط، بدلاً من ذلك، وجّه معلوماتك إلى المتعاملين المحتملين الأكثر اهتماماً بهذا النوع من المعاملات.
- إرسال التنبيهات السريعة حول الصفقات الجديدة: تأكد من أن تستهدف الصفقة الحالية المتعاملين المحتملين المهتمين والمؤهلين لتلك الصفقة بالتحديد.
- تقديم تحديثات عن الصفقات الجارية: اترك متعامليك المحتملين بعيدين عن الأنظار عند إتمام صفقاتك قيد التنفيذ؛ حتى تُتاح لهم فرصة مشاهدة كفاءتك ومعرفتك.
- صور مقاطع فيديو شخصية: إذا كان ذلك ممكناً، قم بتصوير فيديو "سيلفي" وخاطب فيه المتعامل بالاسم، قد يستغرق هذا وقتاً، ولكنه أحد أقوى الطرق لتعزيز علاقتك بالمتعاملين.
*من خلال البدء بالأساسيات وإبقائها بسيطة، يمكنك دمج دفتر أعمالك بسرعة في قاعدة بيانات متعاملين عقارية فعالة. قاعدة بيانات المتعامل هي أداة يمكنها أن تساعدك على تحويل المتعاملين المحتملين إلى متعاملين حقيقين، وتحويل المتعاملين السابقين إلى متعاملين متكررين؛ وبالتالي يمكنك زيادة إيرادات وكالتك العقارية إلى الحد الأقصى.
